扎心了,企业文档管理主要需求大公开

发表时间:2018-10-22 16:07来源:湖南展瑞信息技术


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文档安全缺乏保障

由于大量文档处于不被管理的无序状态,文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生,使文档的安全性无法得到保障。文件管理系统另外纸质文档的抗灾难性差。

文档无法有效协作共享

目前,除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外,大多数电子文档属于某个员工的“私产”,难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等),造成文档共享协作不方便,导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。

知识管理举步维艰

大量文档分散成各台电脑上,一旦有员工离职,相关的大量工作文档被直接带走丢失,或沉落于电脑中,成为“不为人知”的秘密,由此带来大量文档资产的流失(人才流失=知识流失)。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。文件管理系统另外纸质文档缺乏电子化工具,难以重用。

目前很多企业已经了解到了文档管理对企业管理的重要性,但是对文档管理系统却没有任何概念。

一、为什么要选择文档管理系统?

企业在运营过程中经常会出现硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况,这些问题往往会造成时间浪费,沟通困难、安全隐患,导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延,影响企业的良性发展。文件管理系统企业要想解决这些棘手的问题,就必须要借助文档管理软件。


文档管理软件都有什么功能呢?小编用奥赛云夹举例,其功能就是主要针对于企业文档的管理,有集中存储、权限管控、文档流转、版本管理、全文搜索、消息提醒、在线编辑、在线预览、日志报表、二级回收站、后台管理、移动办公等功能,能够满足企业对文档管理的主要需求。对于企业管理而言占据着举足轻重的地位。

二、选择了OA,为什么还要选择文档管理系统?

我国有很大一部分企业对电子文件管理没有任何概念,在其他开展信息化管理并进行高效运营的先进企业对比下,其竞争力不断下降。一部分企业对OA有了一定认知,了解了电子政务管理的重要性。但殊不知OA其实是电子政务管理软件的一个小分支,还有很多领域没有了解到。如与OA处于同等地位的文档管理软件,就经常被当做OA的一部分,而被企业忽视。奥赛云夹,一款高效的企业文档管理软件。奥赛云夹通过多样化的文档权限策略和共享方式,自定义文档标签、精准的全文搜索,便捷的文档使用,全面的文档保护,帮助企业搭建强大的文档资料平台,建立高效的文档使用体系,提升数据流动产生更大价值。


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