奥赛助力湖南恒凯环保搭建企业文档轻量管理新玩法

发表时间:2018-10-22 10:36来源:湖南展瑞信息技术


近日,湖南展瑞有限公司与在生态环保领域实力领先的湖南恒凯环保集团正式达成合作协议,为其提供一站式的企业文档管理解决方案——高效的文档管理软件奥赛云夹,协助湖南恒凯环保进行企业信息化建设和企业管理数字化升级。


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湖南恒凯环保科技集团公司


企业简介:

湖南恒凯环保集团始建于2007年,现有员工500余人,资产5.2亿元人民币。属湖南省政府重点扶持骨干环保企业,湖南省环保产业协会副会长单位、湖南省环境服务试点单位。作为在行业内拥有较高的地位和社会影响的领导企业,恒凯环保集团不仅拥有众多科研成果和技术专利,还拥有一支非常优秀的技术和管理团队,并与国内外知名的科研院所和企业建立了紧密合作伙伴关系,确保了公司的技术水平处于国内领先,而且使公司具备了较强的市场竞争力,从而产生良好的经济效益和社会影响。


需求分析:

1、业务范围

湖南恒凯环保集团是湖南省骨干环保企业之一,是福天集团下属企业,恒凯环保集团致力于土壤修复、固废治理、水体治理、生态修复、环保产品的研发和生产等领域。拥有环保工程专业承包壹级、市政公用工程施工总承包贰级、环境工程(水、气、固废、污染修复)专项设计乙级、生活污水处理设施运营乙级、工业废水处理设施运营乙级等专业资质。

2、数据资产

(1)核心资产多:目前公司有在职员工500余人,员工办公主要是使用office、OA、ERP等管理工具,日文档资料生产量大,且包含有一部分研发资料如CAD图等。

(2)数据价值高:作为业内首屈一指的环保骨干企业,公司在行业的研发和生产、施工等领域拥有众多的专业资质及专利产权。

3、管理现状

1)、研发重要资料未做相应的管理和保护,容易造成数据资料丢失或泄密;

2)、公司应用程序存储在服务器,个人电脑里的文件资料没有集中存储;

4、潜在风险

根据湖南恒凯环保集团目前数据管理现状,结合行业同类企业相关案例,企业文档管理存在以下风险:

1)、公司核心资料外发未采取保护措施,容易出现数据泄露。

2)、公司资料数据分散存储在各个员工电脑,人员流动时易造成资料丢失。

3)、公司岗位及人员众多,数据量繁重且存储分散,不利于数据共享来进行项目协同。


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湖南恒凯环保科技集团公司


解决方案:

作为一家致力于推动企业数字化进程的服务型企业,随着湖南恒凯环保集团数据文档资料的日益增多,湖南展瑞根据行业经验及客户合作案例分析,在湖南恒凯环保发展的现阶段首推使用奥赛云夹,高效的办公方式,助力企业服务品质和办公效率提升。


原先,湖南恒凯环保没有统一的文件存储与协作平台。无论是公司的研发人员、业务人员或是管理人员,超过90%的员工都将文件存放在电脑、个人云盘中;而普通员工更是倾向将个人文件存放在本地电脑或是邮件附件中。公司已使用的管理工具的基础之上,一般只有在不同部门需要共享或参与本部门文件协作时,管理员才会将对应文档调用分发给各部门。


然而,此前跨部门间文件一般通过邮件或是QQ、微信等社交软件进行发送,跨部门间的文件来回传输很是费时,文档传输安全无法保证,工作效率也大受影响。因此,湖南恒凯环保亟需搭建一套高效的企业文档管理系统,以满足团队统一协作管理、随时随地移动办公等需求,充分激活团队创造力,从而最大化提高办公效率。


奥赛云夹是一款智能化的公司文档管理系统,它能够通过公司管理者设置权限来限定预览、下载等多种功能,从而有效地避免了公司文件因人员流动泄密。同时,如果公司使用了奥赛云夹,就可以让原来数量庞大的文件得以优化管理分类,这样一方面提高了文件的检索效率,一方面也令公司文档文件得到了更加好的保护。


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图:奥赛云夹部分功能介绍


方案价值:

众所周知,在每一个公司内部,都拥有大量的文档文件,比如客户资料,合同文件,财务报表等;这些文件对于一个公司来说,是需要极力保护的商业机密,既不可以外传,更不能被他人所盗取。然而,现在互联网上的病毒太多,随时都可能入侵公司计算机,而且,员工也可能会在跳槽的时候带走一些重要文件,从而严重地损害了公司利益。基于本地服务器的私有云存储方式,让企业文档内容资料完全私有,无需专业的IT人员,也无需部署调试,只需一套奥赛云夹,企业文件管理和共享一步到位。


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